Zwitserleven optimaliseert werkprocedures - Uitvoering

Met het oog op een snelle acceptatie plaatste ik meteen nadat site en sjabloon waren ontworpen, de volledige lijst van te realiseren werkinstructies op de site. Hierdoor konden alle betrokkenen zich meteen een beeld vormen van het hele project en zich voortdurend op de hoogte stellen van de voortgang. Tegelijkertijd werd het project onder de aandacht gebracht van andere afdelingen van Zwitserleven

Ik ontwikkelde twee sjablonen, een voor nieuwe aanvragen en een voor mutaties. Aansluitend werden in samenwerking met ervaren relatiebeheerders de eerste werkinstructies opgesteld en gepubliceerd. Aangezien het project van meet af aan onder de aandacht was gebracht van Zwitserleven-medewerkers kwam er al snel respons, op basis waarvan de sjablonen verder werden verfijnd. Sommige werkinstructies, vooral de ingewikkelde, werden aangegrepen om het proces van kennisoverdracht binnen Zwitserleven te optimaliseren. Zo werd voor een aantal werkinstructies een 'cursus' georganiseerd, waarbij ervaren medewerkers die de werkinstructie mede hadden opgesteld, kennis overdroegen aan nieuwe en minder ervaren medewerkers. Bijkomend voordeel was dat de werkinstructies op deze manier tevens werden getest.

Gaandeweg verschoof de projectfocus van het beschrijven van werkinstructies naar het standaardiseren van de werkzaamheden, zodat ervaring opgedaan tijdens dit project ook ten goede kwam aan andere afdelingen. Inmiddels werken diverse afdelingen van Zwitserleven met het door mij ontwikkelde raamwerk voor het beschrijven van werkinstructies.